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ARTICULO 300.-Protocolo. El protocolo se forma con los folios habilitados para el uso de cada registro, numerados correlativamente en cada año calendario, y con los documentos que se incorporan por exigencia legal o a requerimiento de las partes del acto. Corresponde a la ley local reglamentar lo relativo a las características de los folios, su expedición, así como los demás recaudos relativos al protocolo, forma y modo de su colección en volúmenes o legajos, su conservación y archivo.
I. RELACIÓN CON EL CÓDIGO CIVIL. FUENTES DEL NUEVO TEXTO
1. Código Civil: Doctrina e interpretación del art. 998.
2. Fuente: art. 276 del Proyecto de Unificación de 1998.
II. COMENTARIO
1. Concepto El protocolo, con raíz latina protocollum, explica González, significa la primera hoja encolada o pegada: es la ordenada serie de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. Un conjunto de escrituras públicas matrices hechas durante un año, por orden cronológico y en la forma en que las leyes notariales prescriben, en donde también forman parte como agregados los certificados, informes y diversas declaraciones relevantes. En cierto sentido, los documentos notariales son aquellos que el notario produce en el ejercicio de su función (Etchegaray) y a primera vista, se vuelve corriente o natural pensar que los mismos se encuentran en el protocolo, cuando en realidad hay muchos documentos notariales que no despliegan su vigencia dentro del protocolo. Es que en circunstancias, se vuelve costumbre confundir el protocolo, con el documento, con la escritura, con el instrumento, etc. Debe entonces dejarse en claro que los documentos notariales son los que en general reúnen los siguientes requisitos: a) corporalidad, que supone el soporte y la grafía en sentido estático; b) autor, que es el notario o escribano, diferenciándose de las partes comparecientes u otorgantes del hecho u acto y de los testigos que suscriben cuando son necesarios; y c) contenido, que comprende la adecuación notarial de los hechos al derecho vigente, y la grafía en sentido dinámico (Pelosi), y todas estas características de seguridad tenidas en cuenta al momento del nacimiento del mismo, generan la entidad suficiente para ingresar al protocolo de manera contundente. Advierte Armella que el protocolo entonces consiste en una universalidad jurídica integrada por diversos elementos, y cuya finalidad principal es la de conservar cronológicamente los documentos notariales portantes de la instrumentación de hechos y/o actos jurídicos que crean, modifican, transfieren o extinguen derechos, posibilitando sin alguna su reproducción, de donde surge que no es solamente el protocolo una colección ordenada de documentos, sino que las escrituras son realizadas en el protocolo, por cuanto la grafía se incorpora a la corporalidad, no existiendo anexión posterior en su confección como tal.
2. Folios y características del protocolo Los folios que se utilizan, que comúnmente se entregan en cuadernillos de 10 folios de acuerdo a la legislación vigente en cada provincia, deben estar habilitados. Quien reviste autoridad sobre la elaboración y normas de seguridad de los folios es el Colegio de Escribanos de cada demarcación territorial, por cuanto dentro de sus funciones esenciales es la de guardar y preservar el control de la matricula y de los materiales que se entregan a los colegiados. Por ello, una de las formas de preservar a la profesión ante cualquier denuncia o prueba en contra de un profesional en ejercicio es la suspensión temporaria de la venta y entrega de material protocolar.
3. El trabajo sobre el protocolo El protocolo se inicia en cada año calendario, el día en que el notario autoriza la primera escritura pública o acta notarial. De manera que el protocolo, si bien es anual, no necesariamente comienza el 1 de enero de cada año calendario.
Previa a la primera escritura se redacta, lo que se conoce como nota de apertura, que es indicativa de la fecha, el registro notarial, el/los escribanos que en él se comprenden y su condición (titular adscripto, subrogante, interino, etc.), y seguidamente se redacta la primer escritura, pudiendo la costumbre del lugar determinar varias formalidades: firma de los notarios luego de la nota de apertura, comienzo de la escritura en el segundo folio del cuadernillo o seguidamente sin firma luego de la nota de apertura, etc. Cada escritura a partir de la primera y hasta la última del año, lleva una numeración, una descripción del acto o hecho jurídico que se contiene en el instrumento, y el nombre o la designación de la/s parte/s comparecientes o requirentes del acto, que se conoce doctrinariamente como epígrafe o membrete. A esto debe agregarse en primer lugar, la foliatura que el notario realiza en cada folio sobre el margen derecho, y en segundo lugar, la numeración que viene pre-impresa en los mismos folios que el notario adquiere para el ejercicio de su función, que presentan ciertos caracteres de seguridad -caracteres alfa-numéricos tendientes a evitar la adulteración o falsificación de los mismos y consecuentemente, la seguridad documental sobre las escrituras realizadas con el fin de evitar la circulación de documentos apócrifos. Finalmente, concluimos diciendo que el protocolo se cierra al finalizar el año, el día 31 de diciembre, dejando constancia notarial de la cantidad de folios utilizados, los inutilizados, todo con firma y sello -y en los inutilizados, media firma del notario responsable.
4. Documentos incorporados Como advertimos, el protocolo se forma por las escrituras de actos o hechos impresos -siguiendo los procedimientos gráficos previstos en las leyes notariales respectivas-, pero también con toda aquella documentación que legalmente corresponda (certificados registrales, administrativos, catastrales, etc.) y asimismo, con toda otra documentación que las personas soliciten al notario incorpore al protocolo. La omisión de su agregación vuelve al notario responsable a nivel disciplinario.
5. La importancia de las leyes notariales argentinas Los deberes de ejercicio ya sean formales, funcionales o éticos están especialmente previstos en las leyes notariales argentinas. Nuestro país cuenta con leyes en cada provincia, diferenciándose de otros que reconocen una ley nacional notarial. Cada una de esas leyes prevé los métodos de redacción de las escrituras, de la incorporación de los documentos anexos, de las modalidades en la confección de las mismas -color de la tinta, espacios en blanco, guarismos, abreviaturas, forma de as firmas, etc. y también los deberes de encuadernación con métodos precisos de seguridad- para evitar que una catástrofe como el incendio o la inundación arruinen el protocolo de conserva, guardia, custodia o archivo. A ellas se remite en razón de la máxima brevedad.
Ver articulos: [ Art. 297 ] [ Art. 298 ] [ Art. 299 ] 300 [ Art. 301 ] [ Art. 302 ] [ Art. 303 ]
¿Qué artículos del Código Civil de Velez Argentino se CORRELACIONAN con El ARTICULO 300 del Código Civil y Comercial Argentina?
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LIBRO PRIMERO
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TITULO IV
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CAPITULO 5
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SECCION 5ª
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