Definición de actas notariales


    El instrumento autorizado, a instancia de parte, por un notario o escribano, donde se consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que presencian y les constan, y de los cuales dan fe, y que, por su naturaleza, no- sean materia de contrato.
    Al concepto transcrito, que se adapta al art. 197 del Regí, notarial de España, cabe agregar la repetida definición de Fernández Casado: el instrumento público que contiene la exacta narración de un hecho capaz de influir en el derecho de los particulares, y levantada por requerimiento de una persona. Con las actas, los notarios dan fe, como se indica en la definición legal de estos funcionarios, dé los actos extrajudiciales que no sea contratos ni testamentos. Mediante el acta notarial se obtiene un testimonio documental de primera calidad por. la conciencia con que los hechos se registran y los conocimientos jurídicos que el fedatario público posee.
    Sobre los requisitos de las actas, además de los generales de la escritura matriz (v.e.v.), son los que siguen, que en parte los modifican: "1 En la comparecencia hará falta afirmar la capacidad de los requirentes, ni se precisará otro requisito para requerir al notario al efecto de levantar un acta que el interés legítimo de la parte requirente y la licitud de la actuación notarial. 2* No precisan la intervención de testigos, salvo en loa caros wncrcw* en que el Derecho vigente estatuya otra cosa. 3* No exigen tampoco la dación de fe de conocimiento, con igual excepción, y salvo el caso de que la identidad de las personas fuera requisito indispensable en consideración a su contenido. 4o No requieren unidad de acto ni de contexto, pudiendo ser extendidas en el orto o después. En este caso se distinguirá cada parte del acta como diligencia diferente, con expresión de la hora y sitio, y con cláusula de suscripción especial y separada" (art. 197 del tegl. cit.).
    Las actas notariales a instancia de parte serán firmadas por los I interesados y se signarán y rubricarán por los notarios, que harán constar si la parte no sabe o no puede firmar. Una vez más se ve que en las actas se descansa, con confianza plena legal, en la honradez del notario. Sin ponerlo en conocimiento de la autoridad que corresponda, los naturios no pueden extender actas de la», incidencia» que se produzcan en actos públicos; ni pueden consignar manifestaciones de las personas a quienes previamente no hayan dado a conocer su condición de fedatarios.
    El Regí, que en esta exposición se sigue, menciona las diferentes clases de actas notariales. Además del acta de notoriedad (v.e.v.), examinada por separado, se refiere a las que siguen:
    1 Actas de presencia. Acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. De poder, el notario las extenderá en el lugar de la actuación, conforme a lo que por sus sentidos perciba. Dejará constancia de la fecha y del lugar, de las circunstancias personales del requirente y del objeto de su intervención. Luego de leer el texto del acto, invitará a que la firmen los interesados y los presentes que lo deseen, y a su vez firmará, rubricará y signará el acta.
    Pueden utilizarse las actas de presencia para los requerimientos hechos a otra persona; para constancia de la entrega de dinero, documentos y efectos; y de la existencia de una persona determinada (arts. 199 y ss.).
    2° Actas de notificación y requerimiento. Deberán hacerse al interesado, a la persona a la cual vayan dirigidas, en el domicilio o lugar que el requirente designe; y de no estar aquél, a cualquiera persona que en el mismo se encuentre, que deberá firmar; y caso de no hacerlo, o de negarse a dar sus señas personales, se hará constar así en el acta. De encontrar resistencia activa o pasiva, se indicará también. En los requerimientos ha de constar la contestación que en el acta dé el requerido, o la que formule hasta dos días laborables después, si se reserva este plazo de prudencia (sin duda destinado a consultas o gestiones). Los gastos son por cuenta del requirente, salvo ocupar la contestación del requerido doble espacio que el requerimiento o notificación, en que el exceso corre por su cuenta.
    Cuando las notificaciones no tengan carácter re- quisitorio, y de no estar prohibidas en el caso especial, pueden hacerse por cédula, remitía por correo certificado con acuse de recibo (arts. 202 y ss.).
    3v Actas de referencia. Se observarán en ellas iguales requisitos que en las de presencia, aunque en éstas se trata de las manifestaciones de una persona; es decir, más bien lo oído que lo visto por el notario. El texto deberá ser redactado por el notario de la manera más apropiada a las declaraciones de los que en ellas intervengan, "usando las mismas palabras, en cuanto fuere posible, una vez advertido el declarante, por el notario, del valor jurídico de las mismas en los casos en que fuese necesario" (art. 208).
    4o Actas de protocolización. Tomando como pauta las de presencia, en estas otras el notario hará relación al hecho de haber examinado el documento que deba protocolar, a la declaración de la voluntad del requirente para la protocolización o al cumplimiento de la providencia que ]a ordene, o al de quedar unido el expediente al protocolo, con expresión del número de folios de que conste y de los reintegros que lleve unidos.
    Cabe protocolar, mediante acta, los documentos públicos autorizados en el extranjero y debidamente legalizados; los expedientes judiciales, de constar la orden de protocolización; toda clase de documentos públicos, y también impresos, planos, fotografías y todo gráfico que por su tamaño lo permita; además, los documentos privados, a los efectos de evitar el extravío y autenticar la fecha (arts. 211 y ss.).
    5? Actas de depósito. "Los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que por particulares y corporaciones se les confíen, bien como prenda de sus contratos, bien para su custodia. La admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, quien podrá imponer condiciones al depositante" (art. 218). El detalle de la recepción de lo depositado, de su devolución y de las facultades del notario para depositar a su vez Jo recibido en cajas de los bancos, se regula en los arts. 217 y ss.


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